Pendahuluan


Bagi yang pernah membaca buku 7 Habits of Highly Effective People oleh Stephen Covey maka kita akan menemukan kebiasaan efektif ke 3 , yaitu :

Put First Thing First

Kebiasaan Put First Thing First ini secara harfiah artinya Letakkan yang paling penting di posisi pertama

Sebenarnya Put First Thing First lebih ditujukan kepada Manajemen waktu dan pengelolaan kerja agar sesuai dengan prinsip, nilai, posisi, dan prioritas kita.

“Putting first things first means organizing and executing around your most important priorities. It is living and being driven by the principles you value most, not by the agendas and forces surrounding you.”

  • R. Stephen Covey

Terjemahan bebas

“Putting first things first artinya mengatur dan melakukan eksekusi terlebih dahulu untuk prioritas yang engkau anggap penting. Keputusan itu dipicu oleh prinsip yang kamu punya, bukan oleh agenda/tujuan dari orang lain dan paksaan dari sekitarmu".

  • R. Stephen Covey

Hmmm..

Kalau dilihat kebiasaan ini memang lebih banyak berpusat kepada prinsip dan tujuan dasar dari seseorang atau tim atau organisasi.

Kalau kita mau tulis dalam bentuk kalimat yang lain :

Prioritize and achieve your most important goals instead of constantly reacting to urgencies.

terjemahan bebas :

Memprioritaskan sesuatu untuk yang paling penting, dan bukan hanya untuk sesuatu yang mendesak saja.


Apa yang didobrak oleh kebiasaan ini ?


Kalau kita lihat dialam hidup, kita mengambil keputusan itu dipicu oleh dua faktor utama :

  • Penting
  • Mendesak
Penting

artinya sesuatu yang punya nilai/value yang lebih sehingga harus dikerjakan, bisa saat ini, besok, atau nanti.

Mendesak

artinya sesuatu yang dikejar waktu.


Misalnya saja di dunia Software Engineering, contohnya :

  • Penting untuk membuat Unit Test dan Refactoring, tetapi tidak mendesak.
  • Mendesak kalau ada kasus production issue. Atau mendesak kalau harus menyelesaikan training2 bersifat administratif.
  • Mendesak untuk menghadiri meeting formalitas, walaupun tidak penting.
  • Penting dan Mendesak untuk melakukan patching zero day vulnerability issue.

Dari hal diatas dapat kita lihat bahwa :

  • Bisa saja sebuah kasus itu Penting dan Mendesak, seperti kasus production issue, zero day vulnerability issue, deadline, dll.
  • Bisa saja sebuah kasus itu Penting tapi tidak Mendesak, seperti Belajar, Membuat Perencanaan, membangun hubungan, dll.
  • Bisa saja sebuah kasus itu Tidak Penting tapi Mendesak, seperti ikut Meeting yang sebenarnya kita tidak terlibat, interupsi dari kerjaan, membalas email untuk konfirmasi, reporting yang tidak penting, dll.
  • Dan terakhir kasus itu Tidak Penting dan Tidak Mendesak, seperti kerjaan yang berulang, bergosip, hiburan berlebihan, scrolling medsos, gaming, dll.

Terkadang kita mencampurkan antara Penting dan Mendesak ini, sehingga kurang dilakukan prioritas dalam waktu dan pekerjaan.

Kalau kita lihat, kita bisa buat diagramnya sbb :

  • Sumbu X –> Mendesak dan Tidak Mendesak
  • Sumbu Y –> Penting dan Tidak Penting

quadrantChart x-axis Mendesak --> Tidak Mendesak y-axis Tidak Penting --> "Penting ❤" quadrant-1 Ini disebut Efektifitas quadrant-2 Ini adalah Kebutuhan quadrant-3 Ini adalah Gangguan quadrant-4 Ini cuma buang-buang waktu Keadaan Kritis: [0.25, 0.9] Deadline: [0.25, 0.83] Production Issue: [0.25, 0.74] Kejadian Tak Terduga: [0.25, 0.67] Perencanaan: [0.75, 0.9] Learning: [0.75, 0.83] Bangun Trust Relationship: [0.75, 0.74] Creative Thinking: [0.75, 0.67] Interupsi kerjaan: [0.25, 0.4] Irrelevant Meeting: [0.25, 0.33] Email, phone call yg tidak penting: [0.25, 0.24] Report yang tidak perlu: [0.25, 0.17] Kerja berulang: [0.75, 0.4] Gosip: [0.75, 0.33] Hiburan berlebihan: [0.75, 0.24] Scrolling, gaming: [0.75, 0.17]


Mau tak mau kita harus bisa memisahkan mana yang Penting dan mana yang Mendesak

Dan kedua-duanya harus berdasarkan nilai, value, prinsip, dan tujuan dari personal, tim, atau organisasi.

Akibatnya memang tingkat Penting dan Mendesak itu berbeda tergantung dari level mana dan dari sisi siapa kita melihatnya.

Membiarkan mengganggap semua hal yang Penting adalah hal yang Mendesak. Atau hal yang Mendesak sebagai hal yang Penting, maka akan membuat waktu dan pikiran kita terkuras.


Bagaimana dengan Highly Efektif People menghadapinya ?


Kasus Penting dan Mendesak ini bagi Highly Efektif People dimaknai sedikit berbeda.

  • Hal yang bersifat Penting dan Mendesak, tentu saja tetap menjadi prioritas utama.
  • Hal yang bersifat Penting dan Tidak Mendesak, akan dikerjakan atau diprioritaskan setelahnya. Karena di quadran ini lah efektifitas itu akan dibuat. Mengerjakan apa yang penting akan meningkatkan efektifitas dari waktu dan kerjaan. Tidak menunggu sampai mendesak.
  • Hal yang bersifat Tidak Penting tapi Mendesak, akan diupayakan dikurangi, didelegasikan, di share, atau di hilangkan sama sekali.
  • Hal yang bersifat Tidak Penting dan Tidak Mendesak, tentunya diupayakan di hilangkan sama sekali.

Ituu…!!