Pendahuluan

Pendekatan manajemen tradisional biasanya akan terpaku pada 3 hal :

  • Time / Waktu atau dateline.
  • Cost atau Budget / Biaya dan Sumber daya.
  • Scope / Ruang lingkup pekerjaan / Fitur.

3 hal diatas sering disebut Iron Triangle of Project Management.

Sehingga sering kita dengar kalau seorang Project Manager menyelesaikan sebuah projek nya dengan :

On Time, On Scope, On Budget

Artinya projeknya sukses dan mampu untuk mengelola semuanya dengan tepat waktu, budget yang pas, dan delivery scope yang sesuai harapan.

3 hal diatas saling bergantung satu sama lain dan saling mempengaruhi.

  • Kalau menambah scope, maka tentu saja akan menambah biaya/sumber daya dan waktu yang dibutuhkan.
  • Jika waktu/dateline nya di perpendek, maka scope/ruang lingkup akan berkurang dan perlu adjustment.
  • Jika biaya/sumber daya dikurangi, maka scope akan menurun, dan waktu perlu ditambah.

Pendekatan diatas adalah pendekatan lama yang bisa menjadi primbon nya orang-orang Project Management.

Tetapi pendekatan diatas memang dilihat dari sisi kuantitas saja, yang bisa dihitung.

Mudah dari sisi perhitungan.

  • Scope mudah dilihat dari requirement.
  • Time/Dateline sangat mudah ditentukan.
  • Biaya/Budget juga mudah ditentukan dengan jumlah rupiah.

Padahal dalam realitanya, banyak hal lain yang bersifat kualitatif dan perlu perhitungan yang lebih canggih yang juga turut menentukan apakah project nya sukses atau tidak.

Misalkan :

  • Kualitas delivery/scope.
  • Resiko setelah projectnya selesai.
  • Tim yang burnout.
  • Kebergunaan project dalam jangka panjang.
  • Maintain sumberdaya/resource.
  • dll.

Hal-hal lain tersebut bahkan bisa jadi lebih mempunyai efek jangka panjang dibandingkan dengan 3 komponen scope, time, dan budget diatas.

Akan tetapi di dunia Project Management, terkadang memang tujuan jangka pendek lebih diutamakan dibandingkan tujuan jangka panjang.

Biasanya tugas level management atas yang memastikan bahwa tujuan jangka panjang juga tercapai seiring dengan berhasilnya sebuah proyek.


Pendekatan lain ?

Pendekatan lain yang biasanya dilakukan untuk mengelola sebuah project adalah menggunakan tema :

  • Finansial
  • Waktu
  • Sumberdaya

Sehingga sebuah project terkadang dilihat dari

  • Seberapa banyak jumlah finansial yang tersedia.
  • Seberapa banyak waktu yang dibutuhkan.
  • Seberapa banyak sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Yaaaa.., mirip-mirip lah dengan yang diatas tadi.

Sehingga kasusnya :

  • Tambahkan jumlah finansial agar bisa lebih cepat.
  • Tambahkan waktu yang dibutuhkan agar bisa lebih berkualitas.
  • Tambahkan sumberdaya yang dibutuhkan agar bisa lebih cepat.

Tapi lagi-lagi, tidak selamanya menambahkan uang/finansial dan orang ke dalam sebuah proyek yang sedang berjalan akan mempercepat penyelesaian sebuah project.

Bisa-bisa malahan akan memperlambat tim yang sudah ada.

Apalagi di dunia IT dan software engineering, yang membutuhkan pemahaman terhadap sistem dan bisnis sekaligus.

Kompleksitas bisnis dan teknis bergabung menjadi satu ketika ide bisnis diimplementasikan di dalam sebuah sistem IT.

Menambahkan orang dan sumberdaya di waktu project sedang berjalan, bisa menambahkan kompleksitas di sisi komunikasi dan integrasi di sistem.


Kalau begitu apakah Project Management Triangle ini masih relevan ?

Tentu saja masih, perhitungannya yang sederhana dan menjadi panduan awal bagi sebuah project management.

Walaupun dalam kenyataannya tidak semua dari 3 hal diatas bisa kita kendalikan.

  • Waktu
  • Biaya
  • Scope.

Oleh karenanya, ada lagi komponen lain yang biasanya juga diperhitungkan seperti yang kita bahas di atas, yaitu :

  • Kualitas
  • Sumberdaya
  • Risiko
  • dll.

Di dunia yang cepat berubah ini, lingkungan yang ada saja risikonya, dan juga mungkin lingkungan VUCA membuat Waktu, Biaya, dan Scope bisa berubah secara dinamis.

Sehingga hal-hal yang bersifat kuantitatif seperti diatas akan susah dikelola dan diperkirakan ketika kita tidak cukup dalam menentukan hal-hal yang bersifat kualitatif.

Misalnya risiko nya apa kalau waktunya molor, atau kualitas nya seperti apa agar dianggap sukses, sumberdaya nya akan jadi burnout, projeknya akan berhenti begitu saja, dll.

Oleh karena itu diperlukan kemampuan untuk bisa “menari” di lingkungan yang cepat berubah.

Agility menjadi kuncinya termasuk dalam mengelola 3 hal diatas.

Ketiga hal diatas bisa saja terjadi perubahan, sbb :

  • Time –> ketika kita perlu untuk melaunching product secepat mungkin karena bersaing dengan kompetitor atau memenuhi peraturan regulator.
  • Cost –> ketika terjadi perubahan alokasi biaya.
  • Scope –> ketika terjadi perubahan requirement, atau waktu delivery yang dipersingkat.

Biasanya dari ketiga komponen diatas, Time dan Cost adalah komponen yang sulit diubah, sehingga kebanyakan Scope yang akan dikurangi atau ditambah.

Tapi tidak menutup kemungkinan semua hal diatas terjadi.

Itu untuk kasus dimana kita menghadapi lingkungan yang berubah dan dinamis.

Tentunya berbeda kasusnya ketika memang lingkungan dan project yang dihadapi merupakan project dan lingkungan yang tetap dan statis.

Pendekatan Iron Triangle of Project Management akan sangat cocok diterapkan untuk kasus tersebut.


Kesimpulan