Pendahuluan

Bagi yang ingin mengenal apa itu Teknik Podomoro, bisa dibaca di bagian 1

Apa keuntungannya menggunakan teknik ini ?

Walupun konsep ini awalnya adalah Teknik manajemen waktu, akan tetapi akhirnya berkembang kepada manajemen tugas atau pekerjaan.

Tentunya tetap dengan menggunakan konsep rentang waktu 25 menit, dengan istirahat 5 menit.

Teknik ini kalau dikombinasikan dengan konsep Agile di tim akan cocok dan klop.

Sehingga kita akan melihat beberapa konsep teknik Podomoroi ini yang tumpang tindih/mirip dengan konsep Agile yang kita ketahui.

Mengutip dari websitenya Francesco Cirillo, di sini, maka ada 6 keuntungan utama dalam menggunakan konsep ini, yaitu :

1. Mengalihkan perhatian kita dari gangguan

Seringkali dalam mengerjakan sesuatu, dari dalam diri kita sendiri dan sekitar kita tidak mendukung.

Akibatnya kita tidak bisa berkonsentrasi dan fokus dalam melakukan sesuatu pekerjaan atau kegiatan.

Efek jangka panjangnya adalah estimasi awal kita terhadap pekerjaan dan kegiatan menjadi tidak sesuai lagi, bisa jadi membuat stress, ataupun terpaksa lembur untuk menggantikan waktu yang kita tidak fokus di dalamnya tersebut.

2. Membuat meeting, rapat, atau pertemuan menjadi lebih efektif.

Penggunaan teknik Podomoro untuk meeting, rapat, dan pertemuan, akan membuat meeting menjadi lebih singkat, padat, dan berisi.

Bukan menjadi Pamer Paha (Padat Merayap Tanpa Harapan).

Hal ini sering kita temukan ketika dihadapkan pada meeting yang panjang, bertele-tele, dan tidak fokus kepada sebuah pembicaraan yang lebih detail.

Efeknya juga peserta meeting tidak akan capek dan bosan.

3. Mengurangi kesalahan estimasi.

Dengan memecah tugas-tugas kepada tugas yang lebih kecil dan bisa diukur, maka estimasi terhadap penyelesaian pekerjaan akan menjadi lebih agak tepat.

Tugas-tugas kecil yang bisa diselesaikan dalam waktu 25 menit akan membuat progress yang lebih terlihat dibandingkan mengerjakan dalam sebuah tugas besar yang banyak attribut dan detailnya, yang mungkin saja banyak ketidak pastian dan ketidak jelasan di dalamnya.

Hal ini semirip dengan pembuatan story dalam sebuah tim Agile, yang sebisa mungkin memecah tugas-tugas tersebut ke beberapa tugas-tugas kecil yang mudah diestimasi.

3. Menambah motivasi dengan terlihatnya progress pekerjaan

Dengan pengerjaan tugas yang bertahap, maka akan terlihat bertambahnya penyelesaian pekerjaan.

Secara psikologi manusia, pekerjaan yang hampir selesai akan mudah memotivasi kita untuk menyelesaikannya.

Begitu pula pekerjaan yang kita sudah tahu apa saja item/detail yang akan dikerjakan, akan lebih mudah dimulai.

Efeknya adalah kita lebih percaya diri, lebih bertanggung jawab, dan meningkatkan rasa percaya didalam tim.

4. Mengubah pola pikir bahwa Waktu adalah musuh, menjadi waktu adalah alat untuk mencapai tujuan.

Selama ini waktu dianggap sebagai musuh atau sesuatu yang mesti dikalahkan.

Akibatnya banyak orang yang mengorbankan waktu luangnya atau waktu hiburannya di saat yang tidak tepat.

Mengorbankan waktu luang untuk pekerjaan, dan mengorbarkan waktu pekerjaan untuk hiburan.

Teknik podomoro mencoba untuk mengelola waktu tersebut dengan tidak melulu bekerja, tetapi ada waktu luang untuk istirahat, dan juga mengamati dan memahami hasil pekerjaan kita, tim, dan juga proses pengerjaannya.

Pengelolaan waktu ini membuat beberapa efek yang bagus seperti :

  • Tidak ada lagi istilah stess atau dalam tekanan, karena tugasnya sudah dimulai secara bertahap.
  • Tidak ada istilah ketegangan antara anggota tim.
  • Tidak ada ketakutan akan akuntabiliti atau tanggung jawab yang tidak dilaksanakan.
5. Mencapai tenggat waktu dengan mengurangi time pressure

Pembagian tugas sulit kedalam tugas-tugas kecil yang berkelanjutan, akan memudahkan dalam pengerjaan, meningkatkan motivasi, keakuratan estimasi dan mempercepat pengambilan keputusan.

6. Meningkatkan transparansi

Dengan pengerjaan tugas yang bertahap dan berkelanjutan, maka akan transparan bagi semua orang (kalau di dalam tim), atau bagi diri sendiri mengenai progress dan apa saja yang kurang dalam sebuah tugas secara keseluruhan.

7. Meningkatkan perencanaan dalam kasus konflik kepentingan yang banyak.

Kalau kita dihadapkan dalam tujuan yang banyak dan mungkin saling bertabrakan dan beririsan, maka dengan menggunakan pendekatan pemecahan tugas menjadi tugas-tugas kecil dalam rentang waktu seperti teknik Podomoro ini, maka akan lebih mudah dalam mengatur perencanaan dalam waktu, sumber daya, dan kasus lain.

Di dalam tim juga akan memudahkan dalam mengatur tugas-tugas dadakan, prioritas, dll.

8. Mengurangi kompleksitas dari tujuan

Dengan pemecahan tugas menjadi tugas yang achievable dalam rentang waktu tertentu, maka kompleksitas sebuah tugas yang besar bisa dikurangi.

Akibatnya kita bisa melokalisasi tugas-tugas yang benar-benar sulit, atau yang perlu perhatian lebih khusus.

9. Membuat interaksi yang positif diantara anggota tim dalam menyelesaikan tugas.

Dengan pemecahan tugas menjadi lebih kecil, maka interaksi antara anggota tim bisa lebih efektif.

Anggota tim lain bisa membaca tugas-tugas kecil apa saja yang ada, dan memahaminya, sehingga bisa merujuk kembali tugas-tugasnya tersebut ketika mendiskusikannya lagi.

Tidak ada lagi lupa mengenai isinya, apa saja yang sudah dikerjakan, atau apa yang belum dikerjakan, dll.

Melakukan pencatatan terhadap penyelesaian tugas-tugas kecil dan apa yang belum ini akan membuat diskusi yang efektif antara anggota tim yang akan menyelesaikan tugasnya ini.

Kesimpulan

Teknik Podomoro ini terkadang mirip dengan konsep pembuatan story task di Agile Scrum dan pembuatan sub-task di sebuah story.

Kombinasi dari 2 teknik ini cukup membantu agar sebuah tugas kita dalam pekerjaan menjadi lebih efektif, dan kita menjadi lebih produktif tanpa mengorbankan kesehatan mental dan fisik kita.

ITU …!